Svalövs kommunstyrelse vill gallra fler pappersoriginal
Kommunstyrelsen i Svalöv öppnar för att slänga pappersoriginal efter skanning och vill att äldre digitalregler upphävs 2026.
Kommunstyrelsen öppnar för utökad gallring av pappershandlingar
Kommunstyrelsen i Svalövs kommun har beslutat om en inriktning som innebär att pappersoriginal kan gallras efter skanning inom kommunstyrelsens verksamhetsområden, samtidigt som man föreslår att äldre regler om digitalt bevarande upphävs.
Beslut och förslag till beslut
Kommunstyrelsen antog ett inriktningsbeslut som innebär att pappersoriginal som skannats in och registrerats inom kommunstyrelsens egna ansvarsområden får gallras. Detta gäller under förutsättning att handlingarna inte omfattas av formkrav, till exempel krav på egenhändig underskrift. Handlingar med sådana formkrav ska även fortsättningsvis bevaras i fysisk form.
Samtidigt föreslår kommunstyrelsen att kommunfullmäktige upphäver bestämmelserna om digitalt bevarande av allmänna handlingar från 2021. Upphävandet föreslås gälla från och med den 1 oktober 2026. Efter detta datum ska arkivreglementet och nämndernas informationshanteringsplaner styra hur handlingar bevaras.
Övriga nämnder i kommunen uppmanas att fatta motsvarande beslut om gallring för sina respektive verksamhetsområden.
Bakgrund
Svalövs kommun har sett över sina regler för hantering av pappershandlingar efter skanning för att underlätta ett helt digitalt ärendeflöde. Sedan 2021 har särskilda bestämmelser styrt det digitala bevarandet av handlingar. Dessa bestämmelser har delvis ersatts av ett nytt arkivreglemente och en informationshanteringsplan, vilket nu ligger till grund för förändringarna.
Konsekvenser
För tjänstepersoner och politiker innebär inriktningen att fler pappersoriginal kan rensas ut när de är korrekt inskannade och registrerade. Detta kan minska behovet av fysiska arkivutrymmen inom kommunstyrelsens ansvarsområden. Samtidigt tydliggörs att bevarandekravet i fysisk form kvarstår för handlingar där lagen ställer särskilda formkrav, exempelvis egenhändiga underskrifter.
Tidsplan och nästa steg
Kommunstyrelsen föreslår att bestämmelserna om digitalt bevarande från 2021 upphävs från den 1 oktober 2026. Fram till dess gäller nuvarande regler parallellt med det nya arkivreglementet och informationshanteringsplanerna. För att förändringen ska bli helt genomförd krävs att kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag samt att övriga nämnder fattar egna beslut om gallring inom sina verksamhetsområden.
Källa: Kommunstyrelsen i Svalövs kommun, sammanträde 2026-09-14, § 199.
Den här artikeln har producerats med stöd av tekniska system och externa datakällor. Vårt mål är alltid att rapportera korrekt, sakligt och relevant. Trots noggranna kontroller kan fel förekomma.
