Svalövs kommunrevision tillåter gallring efter inskanning
Kommunrevisionen i Svalövs kommun har beslutat att vissa inskannade pappershandlingar får gallras för att underlätta digital ärendehantering.
Kommunrevisionen öppnar för gallring av inskannade original
Kommunrevisionen i Svalövs kommun har beslutat att pappershandlingar som skannats in och registrerats får gallras inom revisionens verksamhetsområden, om de inte omfattas av särskilda formkrav som krav på egenhändig namnteckning.
Beslut
I § 15 beslutar kommunrevisionen att pappershandlingar som skannats in till dokument- och ärendehanteringssystem eller verksamhetssystem och därefter registrerats inom revisionens verksamhetsområden får gallras. Undantag görs för handlingar som omfattas av särskilda formkrav, till exempel krav på egenhändig namnteckning. Beslutet togs efter att ordföranden lagt fram ett förslag med denna lydelse och revisionen beslutat i enlighet med förslaget.
Bakgrund
Frågan behandlades vid kommunrevisionens sammanträde den 14 oktober 2026. Bakgrunden är kommunens ambition att arbeta helt digitalt i ärende- och dokumenthanteringen. I protokollet konstateras att allmänna handlingar som huvudregel ska bevaras i det format de har upprättats eller inkommit i. För att möjliggöra ett mer digitalt flöde krävs därför särskilda gallringsbeslut i respektive nämnd för att kunna skanna in pappershandlingar och därefter gallra originalen.
Tidigare anvisningar om digitalt bevarande har funnits i dokumentet ”Bestämmelser om digitalt bevarande av allmänna handlingar”. Dessa bestämmelser har till största delen ersatts av ett nytt arkivreglemente och en informationshanteringsplan. Under september har kommunstyrelsen och kommunfullmäktige fattat beslut som både upphäver de äldre bestämmelserna och uppmanar nämnderna att besluta om gallring efter inskanning.
Läs också: Svalövs kommunstyrelse vill gallra fler pappersoriginal – ett närliggande beslut som ger mer bakgrund till frågan.
Konsekvenser
Beslutet innebär att kommunrevisionens handlingar i större utsträckning kan hanteras digitalt. Samtidigt slås det fast att dokument med särskilda rättsliga formkrav, såsom krav på egenhändig namnteckning, fortsatt måste bevaras i pappersform. Kommunrevisionens protokoll ska skickas vidare till kommunförvaltningen för kännedom och hantering.
Kommunrevisionen i Svalövs kommun, 14 oktober 2026, § 15.
Den här artikeln har producerats med stöd av tekniska system och externa datakällor. Vårt mål är alltid att rapportera korrekt, sakligt och relevant. Trots noggranna kontroller kan fel förekomma.
